PERTEMUAN 6: MEMBUAT SURAT OTOMATIS DENGAN MAIL MERGE

 Pengertian Mail Merge

Mail merge adalah fitur dalam Microsoft Word yang memungkinkan pengguna membuat surat dalam jumlah besar dengan format isi yang sama. Mail merge sering digunakan untuk membuat dokumen massal seperti SKHU sementara, SKKB, dan kartu siswa.

Dalam membuat mail merge, ada dua dokumen yang digunakan:

1. Dokumen Master: Dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
2. Data Source: Dokumen yang berisi data khusus untuk masing-masing penerima, seperti nama dan alamat. Data source bisa berupa data dari Excel, Access, atau Outlook.

Istilah Penting:

• Field: Sekumpulan data yang memiliki jenis yang sama (contoh: nama, tanggal lahir, alamat).
• Record: Kumpulan dari beberapa field.

Langkah Membuat Mail Merge

1. Membuat Dokumen Master

Langkah awal adalah membuat dokumen master di Microsoft Word. Simpan dokumen ini dengan nama "SuratSKKB".

2. Membuat Database dan Memodifikasi Melalui Mail Merge

Langkah-langkah membuat tabel sumber data:

1. Buat Tabel Sumber Data Contoh tabel sumber data di Excel atau Word:

   NISN	NAMA	TEMPAT LAHIR	TGL LAHIR
   8952795675	ADE JAINUL	Bandung	10 Oktober 1995
   9951796681	DEWI SARTIKA	Bandung	27 November 1995
   9962850437	PIRMA ANJAR	Bandung	27 September 1996
   9961835238	HILMIAH	Bandung	23 Oktober 1996
   8902811472	JOHANUDIN	Bandung	20 Juni 1996

2. Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai, misalnya "data_siswa_SKKB".

3. Buka kembali file yang disimpan tadi dan arahkan kursor ke menu Mailings, lalu klik Select Recipients.

4. Pilih sumber data yang sudah dibuat tadi, misalnya "data_siswa_SKKB".

5. Pilih Sheet1$ dan klik OK.

6. Untuk mengedit, pilih menu Edit Recipient List.

7. Letakkan kursor pada bagian nama, lalu klik menu Insert Merge Field dan masukkan field yang diinginkan dalam surat.

8. Klik Preview Results untuk melihat hasil.

Menampilkan Surat yang Sudah Digabungkan dan Mencetaknya

1. Pilih dan klik menu Finish & Merge di tab Mailings.
2. Pilih Print Documents.
3. Pilih opsi untuk mencetak dokumen secara keseluruhan, current record, atau berdasarkan halaman.
4. Klik OK untuk mencetak.

Gambar Ilustrasi:

1. Menu Select Recipients
2. Lokasi Penyimpanan Sumber Data
3. Pemilihan Sumber Data
4. Insert Merge Field
5. Preview Result
6. Finish & Merge
7. Tampilan Menu Cetak

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, mahasiswa akan mampu membuat dan mencetak surat otomatis dengan menggunakan fitur mail merge di Microsoft Word.